GDPR Integritetsskyddspolicy  för OpiFlex

Vi på OpiFlex Automation värnar om dig och din personliga integritet. Det är viktigt för oss att du ska känna dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. Vi behandlar därför dina personuppgifter på ett öppet sätt med din integritet i fokus.

I denna integritetsskyddspolicy, som gäller för alla som på något sätt nyttjar OpiFlex Automations tjänster eller produkter och/eller på annat sätt har kontakt med oss, redogör vi bland annat för hur och varför vi behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har enligt gällande personuppgiftslagstiftning.

Om inte annat specifikt anges är det OpiFlex Automation AB, org. nr 556854-4554 Glödgargränd 3, 721 30 Västerås, (”OpiFlex”, ”vi”) som har ansvaret för behandlingen av dina personuppgifter. I OpiFlex ingår även systerbolaget OpiFlex Solutions AB samt andra syster och dotterbolag ägda av Prästmyran Invest AB, org. nr 556817-7207.

Du är alltid välkommen att kontakta oss vid frågor gällande denna policy eller för övriga dataskyddsfrågor. Kontaktuppgifter hittar du i slutet på denna policy.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all information som direkt, eller indirekt, kan hänföras till en fysisk levande person. Exempel på detta är alltifrån personnummer till e-postadresser, men även krypterade uppgifter kan utgöra personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

Vad är en “behandling” av en personuppgift?

Begreppet “behandling” är brett och omfattar det mesta man kan göra med en personuppgift. Allt från insamling och lagring till ändring, användning eller radering utgör “behandling”.

När samlar vi in personuppgifter om dig?

• Uppgifter som du själv lämnar till oss

Vi samlar in och behandlar personuppgifter som du lämnar till oss, t.ex. i samband med att du besöker vår webbplats, köper en viss produkt eller tjänst, anmäler dig till vårt nyhetsbrev, kontaktar oss eller använder våra digitala kanaler.

• Uppgifter som samlas in när du använder våra tjänster

När du använder våra tjänster registrerar vi information om din användning. Denna information omfattar vilka tjänster du använder, vilka sidor du besöker och hur du beter dig på webbplatsen. Vi använder oss exempelvis av Google Analytics och andra verktyg för att registrera information. Denna information kan omfatta operativsystem, webbläsarversion, IP-adresser, cookies och unika identifieringsfiler.

• Uppgifter från andra källor

Vi samlar in personuppgifter, t.ex. e-postadresser, som du har lämnat till andra bolag inom koncernen som du har en kundrelation med. Detta gör vi för att säkerställa att vi alltid har uppdaterade uppgifter till dig och för att kunna lämna erbjudanden om våra egna, andra koncernbolags och utvalda samarbetspartners varor och tjänster. Exempel på uppgifter som vi hämtar är identitets- och kontaktuppgifter såsom t.ex. namn, e-postadress och telefonnummer.

Vi samlar även in dina uppgifter i de fall då din arbetsgivare har tecknat avtal med oss om till exempel utbildning och då har lämnat dina personuppgifter till oss, exempelvis för att kommunikation med anledning av avtalet ska ske med dig eller att tjänsten ska levereras till dig på uppdrag av din arbetsgivare.

I vissa fall kan vi inhämta information från andra källor t.ex. samarbetspartners och andra leverantörer. Vi samlar även in och uppdaterar dina adressuppgifter via tredje parts tjänster för adressuppdatering.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

För att vi ska kunna tillhandahålla tjänster och varor till dig måste vi behandla dina personuppgifter.

Vi behandlar dina uppgifter i huvudsak för att:

• Administrera och tillhandahålla våra tjänster och varor
• Hantera kundtjänstärenden och övriga förfrågningar
• Lämna information och marknadsföra varor och tjänster som du kan vara intresserad av
• Förbättra våra tjänster och varor, exempelvis genom att undersöka och utvärdera kundnöjdheten eller marknaden.

Se ytterligare information under punkt 7.

Vad har vi för laglig grund för att behandla dina personuppgifter?

För att få behandla personuppgifter krävs det att det finns en laglig grund för detta. OpiFlex behandlar personuppgifter på följande grunder;

• Då personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal som vi har med dig – t.ex. för att tillhandahålla eller administrera en tjänst du köpt
• Då personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse t.ex. bokföringsskyldighet
• Då vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter t.ex. för att kunna besvara förfrågningar om varor eller kommunicera med dig om liknande varor och tjänster som du tidigare köpt
• Då personuppgiftsbehandlingen är tillåten på grund av att du har lämnat ditt samtycke till den.

Se ytterligare information under punkt 7.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Dina personuppgifter behandlas endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål de samlats in för – exempelvis så länge det krävs för att vi ska kunna fullfölja de skyldigheter som vi har med anledning av ett avtal med dig. Vi kan komma att spara uppgifterna längre om det krävs enligt lag eller för att bevaka våra rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.

Dina personuppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för.

Se ytterligare information under punkt 7.

Sammanställning av vår personuppgiftsbehandling

För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?	Vilken laglig grund har vi för behandlingen?	Vilka kategorier av personuppgifter behandlas?	Hur länge sparas dina uppgifter?
Hantera förfrågningar, t.ex. frågor om våra tjänster/produkter.	Berättigat intresse.	• Identitetsuppgifter t.ex. namn • Kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer samt e-post • Kundinteraktioner t.ex. journalanteckningar och utskick	Så länge det är nödvändigt för att hantera din förfrågan.
Hantera kundförhållandet, t.ex. registrera dina uppgifter i vårt kundregister, skicka aviseringar, kommunicera med dig om kundförhållandet etc.	Fullföljande av avtal samt i vissa fall en intresseavvägning om avtalet om att tillhandahålla dig en tjänst ingåtts med en juridisk person.	• Identitetsuppgifter t.ex. namn • Titel och attesträttighet • Kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer samt e-post • Kundinteraktioner t.ex. journalanteckningar och utskick. • Uppgifter om dina inköp	Så länge du har en kundrelation med oss och två år därefter.
För att administrera och leverera våra varor och tjänster.	Fullföljande av avtal. I de fall då känsliga personuppgifter behandlas görs detta med stöd av ditt uttryckliga samtycke och endast då det är nödvändigt för att tillhandahålla tjänster som du efterfrågat.	• Identitetsuppgifter t.ex. namn • Titel och attesträttighet • Kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer samt e-post • Känsliga personuppgifter som matallergier för det fall att du deltar på events där det serveras mat	Så länge du har en kundrelation med oss och två år därefter.
Hantera betalningar för tjänster och varor som du köpt.	Fullföljande av avtal och i den mån det följer av en rättslig förpliktelse, exempelvis bokföringslagen.	• Identitetsuppgifter t.ex. namn • Kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer samt e-post • Fakturauppgifter • Betalningsinformation • Kundengagemang, t.ex. vad du köpt för tjänst/produkt	Så länge vi är skyldiga att lagra uppgifterna enligt tillämplig lag och så länge det är nödvändigt för avtalet.
Fastställa, göra gällande och utöva/försvara oss mot rättsliga anspråk.	Berättigat intresse.	• Identitetsuppgifter t.ex. namn • Kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer samt e-post • Fakturauppgifter	Så länge det är nödvändigt för att tillgodose vårt intresse av att fastställa, göra gällande och utöva rättsliga anspråk t.ex. enligt lagstadgade preskriptionstider.
För att marknadsföra våra och våra samarbetspartners eller koncernbolags varor och tjänster i syfte att tillhandahålla relevant information och erbjudanden.	Berättigat intresse.	• Identitetsuppgifter t.ex. namn • Kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer samt e-post • Kundsegment, t.ex. uppgift om vilket kundsegment du tillhör • Geografisk information • IP-adress, enhetsinformation, logginformation	Två år efter att du senast varit aktiv hos oss, till exempel genom att köpa en vara eller kontakta vår kundtjänst.
Uppföljning och utvärdering avseende användningen av våra tjänster & produkter.	Berättigat intresse av att förbättra din användarupplevelse.	• Identitetsuppgifter t.ex. namn • Titel • Kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer samt e-post • Kundengagemang t.ex. vad du köpt för tjänst/produkt • Användargenererade uppgifter, t.ex. uppgift om dina interaktioner på våra hemsidor	Så länge det är nödvändigt för att genomföra uppföljning och utvärdering.
Genomföra marknads-/kundundersökningar i syfte att utvärdera av våra varor & tjänster. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att för att få information om din och andra kunders uppfattning om t.ex. våra tjänster och produkter.	Berättigat intresse.	• Identitetsuppgifter t.ex. namn • Titel • Kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer samt e-post • Svarsresultat • Kundsegment • Geografisk information	Uppgifterna sparas bara så länge det är nödvändiga för att skicka ut undersökningarna. Svaren från undersökningarna är anonyma och uppgifterna utgör därför inte personuppgifter.
Livscykelhantering, t.ex. för att felsöka, logga, utveckla, testa och förbättra våra system och tjänster.	Berättigat intresse.	• Användargenererade uppgifter, t.ex. uppgift om dina interaktioner på våra system och tjänster • IP-adress, enhetsinformation, logginformation	Sparad endast så länge det är nödvändigt för ändamålet.
Mingelbilder från events i syfte att dokumentera företagshistoria samt för att användas i redaktionella syften samt för marknadsföring av liknande events.	Berättigat intresse.	• I förekommande fall namn, titel, företag • Bild	Så länge det är motiverat utifrån ett företagshistoriskt perspektiv samt så länge som bilderna är aktuella för att använda i syfte att marknadsföra liknande events.
För att administrera ditt kontoinnehav.	Fullföljande av avtal med dig alternativt en intresseavvägning om avtalet om att tillhandahålla dig ett konto ingåtts med en juridisk person.	• Namn, adress, telefonnummer samt e-post • IP-adress, enhetsinformation, logginformation • Information om hur du använder vår webb, om vilka av våra erbjudanden du varit intresserad av, vilka av våra nyhetsbrev du interagerat med och vilka av våra event du anmält dig till • Information om ditt kontoinnehav	Så länge du har ett konto hos oss och ett år därefter.
Genomföra och hantera rekryteringsprocesser och inkommande jobbansökningar.	Berättigat intresse av att hantera rekryteringsprocessen.	• Namn, adress, telefonnummer samt e-post • Övriga uppgifter du lämnar i din ansökan exempelvis titel, erfarenhet etc.	Så länge rekryteringsprocessen för den tjänst du sökt pågår och så länge som krävs enligt gällande preskriptionskrav i diskrimineringslagen. För det fallet att vi vill spara dina uppgifter för framtida rekryteringar kommer vi att begära ditt samtycke.
Om du registrerar ditt CV i vår-databas lagras och behandlas personuppgifterna i syfte att matcha dig med relevanta jobberbjudanden. Det sker dock inte med hjälp av automatiserat beslutsfattande.	Fullföljande av avtal med dig.	• Identitetsuppgifter • Kontaktuppgifter • Övriga uppgifter du lämnar i din ansökan exempelvis titel, erfarenhet etc.	Vi lagrar uppgifterna till dess du väljer att avregistrera ditt konto eller på annat sätt meddelar oss att du inte vill finnas med i databasen, eller om du har varit inaktiv i mer än 3 år.

 

Profilering

Om du är kund hos oss tittar vi på hur du använder vår webb, vilka av våra varor, tjänster och erbjudanden du varit intresserad av, vilka av våra nyhetsbrev du interagerat med och vilka av våra event du anmält dig till, uppgifter om dina inköp och information om ditt kontoinnehav. Detta gör vi för att tillhandahålla dig erbjudanden och inbjudningar till evenemang som vi tror du skulle vara intresserad av.

Du kan närsomhelst invända mot behandling av personuppgifter genom profilering. Detta gör du genom att kontakta oss på gdpr@opiflex.se.

Vilka kan vi komma att dela dina uppgifter med?

Vi delar dina personuppgifter med vårt systerbolag OpiFlex Solutions AB, org. nr 556999-2125, för kommunikation och lämnande av erbjudanden om våra egna, systerbolagets och utvalda samarbetspartners varor och tjänster. För att kunna skicka relevanta erbjudanden till dig kan mottagande bolag även behandla dina uppgifter. Det bolag som mottar uppgifterna är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter det utför för dessa ändamål.

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med företag och leverantörer som tillhandahåller tjänster för oss t.ex. för att hantera utskick, kommunicera erbjudanden, tillhandahålla IT-system och genomföra kundanalyser. Dessa företag får endast behandla dina personuppgifter enligt våra instruktioner och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål.

Vi kan även komma att dela de personuppgifter som är nödvändiga för att fastställa, göra gällande och utöva OpiFlex Automations rättsliga intressen, exempelvis med inkassobolag.

Vi kan också komma att dela dina personuppgifter om det följer av lag eller myndighetsföreskrift, exempelvis om vi är tvungna att lämna ut uppgifter till Skatteverket av bokföringsskäl.

Var behandlas dina uppgifter?

Som utgångspunkt behandlas dina personuppgifter inom EU. För det fall att vi använder oss av tjänsteleverantörer som överför dina personuppgifter till länder utanför EU och EES kommer vi att vidta åtgärder för att skydda dina personuppgifter i enlighet med tillämpliga lagkrav, exempelvis genom att kräva garantier om att leverantören skyddar uppgifterna i enlighet med gällande dataskyddsregler. Om du vill veta mer om vilka skyddsåtgärder vi vidtagit kan du kontakta oss.

Dina rättigheter

Rättelse och tillgång till dina personuppgifter

Som registrerad har du rätt att när som helst begära rättelse av felaktiga uppgifter eller ändra de personuppgifter som du lämnat.

Du har också rätt att ta del av vilka personuppgifter vi har registrerade om dig. Detta gör du genom att begära ett så kallat registerutdrag.

Återkalla samtycke med framtida verkan

Behandlar vi dina personuppgifter på den rättsliga grunden samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt fortsatta samtycke avseende framtida behandling.

Motsätta dig behandling

Du har rätt att motsätta dig behandlingar som vi utför med stöd av en intresseavvägning.

Du kan när som helst avsäga dig reklam- och kommunikationsutskick. Du kan avregistrera dig genom att klicka på en länk i det aktuella utskicket eller kontakta oss (se kontaktuppgifter nedan).

Radering

Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna.

Begränsning av behandling

Du kan även ha rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om du begär att behandlingen av dina uppgifter ska begränsas kan det dock medföra att vi inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig under den tid behandlingen begränsats.

Dataportabilitet

För det fall att du vill flytta dina uppgifter från oss har du även rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig samlade i ett strukturerat, maskinläsbart format (rätt till dataportabilitet). Denna rätt omfattar endast uppgifter som du själv har delat med oss.

Särskilt om cookies

När du besöker våra hemsidor använder vi cookies. Vi kommer inom kort uppdatera våra cookiepolicies.

Klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter

Skulle du vara missnöjd med vårt sätt att behandla dina personuppgifter ber vi dig att i första hand kontakta oss på gdpr@opiflex.se

Om du inte är nöjd med vårt sätt att hantera ditt klagomål på kan du framföra ditt klagomål till behörig tillsynsmyndighet, för närvarande Datainspektionen.

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig

OpiFlex Automation AB, org. nr 556854-4554, Glödgargränd 3, 721 30 Västerås, Tel: 010-206 94 00, är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för OpiFlex Automations behandling av dina personuppgifter.

Vid frågor om dataskydd eller om du vill utnyttja dina rättigheter enligt ovan når du oss lättast på:

gdpr@opiflex.se

Ändringar i integritetsskyddspolicyn

Vi förbehåller oss rätten att göra ändringar i vår integritetspolicy. Du hittar alltid den senaste versionen på webbplatsen. Vid uppdateringar som är av avgörande betydelse för vår behandling av personuppgifter (exempelvis ändring av angivna ändamål) kommer detta att kommuniceras till dig.